Με τη νέα πραγματικότητα περιορισμού επαφών και μετακινήσεων λόγω κορωνοϊού, όλοι μας προστρέξαμε στη λύση της τηλεργασίας (remote working) & τηλεκπαίδευσης και σχεδόν όλες οι εταιρίες άλλαξαν δραματικά τον τρόπο που δουλεύουν και προσαρμόζονται στα νέα δεδομένα.
Έτσι, πλέον οι περισσότερες εργασίες, συναντήσεις, συνδιασκέψεις, συνεργασίες σε έγγραφα ή projects, συνεντεύξεις, μαθήματα κτλ, αναγκαστικά να γίνονται πλέον μέσω διαδικτύου.
Ψάξαμε λοιπόν, αναλύσαμε και σου παρουσιάζουμε, 27 κορυφαία και δωρεάν εργαλεία τηλεργασίας για να κάνεις κι εσύ εύκολα και οικονομικά την ψηφιακή προσαρμογήσου, ώστε να μπορείς να δουλεύεις κανονικά και εξ’αποστάσεως.
Συναντήσεις – τηλεδιασκέψεις
Το Zoom ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης μέσω Η/Υ και κινητού, με πολλές ευκολίες, δωρεάν (έως 100 συμμετέχοντες) κι απεριόριστες 1:1 συναντήσεις, με πολλά εργαλεία κατάρτισης για να κάνεις πιο εύκολα κι αποτελεσματικά τη δουλειά σου. Για να συναντηθείς με άτομα εκτός εταιρείας δε χρειάζεται να κάνουν εγγραφή, είσοδο κτλ, παρά μόνο να πατήσουν στο σύνδεσμο (link) που θα τους στείλεις.
Το Teams της Microsoft επιτρέπει τη συνεργασία μεταξύ ατόμων σε διαφορετικά μέρη, παρέχοντας δωμάτια για chat και συνεργασία, τηλεδιάσκεψη, άμεσες videoκλήσεις, εκπαίδευση εξ αποστάσεως. Διαθέτει απόλυτη ενσωμάτωση με το Office 365 (Word, Excel, Outlook κτλ) και λόγω covid-19 το Teams προσφέρεται δωρεάν για 6 μήνες.
Το Webex είναι μια γνωστή πλατφόρμα για επαγγελματικές τηλεδιασκέψεις, συνεργασίες εξ΄αποστάσεως με πολλούς συμμετέχοντες, e-σεμινάρια, online κατάρτιση κ.α. Η Cisco αναβάθμισε τη δωρεάν έκδοση του Webex, λόγω της ανάγκης για τηλεργασία, με απεριόριστη χρήση (χωρίς χρονικούς περιορισμούς) και υποστήριξη έως και 100 συμμετεχόντων.
To Whereby προσφέρει εντελώς δωρεάν videoκλήσεις με έως 4 συμμετέχοντες μέσω browser (Chrome, Firefox, Safari κτλ). Δε χρειάζεται να εγκαταστήσεις στον υπολογιστή ή στο smartphone σου κανένα πρόγραμμα ή εφαρμογή και συνομιλείς άμεσα με τους υπόλοιπους συμμετέχοντες με την αποστολή ενός link. Επιπλέον, διαθέτει λειτουργικότητες share screen, record meeting και chat.
Για να οργανώσεις και να προγραμματίσεις τις online συναντήσεις σου, το Calendly λειτουργεί σαν γραμματέας σου. Συνδέεται με έως και έξι ημερολόγια σου για να ελέγξει τη διαθεσιμότητα σου και να σε φέρει σε επικοινωνία με τους πελάτες ή συνεργάτες σου. Μία από τις λειτουργίες του Calendly είναι η σύνδεση με το ημερολόγιο Google, το Office 365, το Outlook και το iCloud. Παρέχει δωρεάν δοκιμή 14 ημερών και μετά μπορείς να συνεχίσεις στο δωρεάν πλάνο έως τον Ιούνιο του 2020.
Διαχείριση Ομάδας
Ένα από το δυνατότερα εργαλεία με έμφαση στο team management είναι το Slack, που επιτρέπει σε όλα τα μέλη μιας ομάδας εργασίας (πχ διοίκηση, υπάλληλοι, συμβασιούχοι) να επικοινωνούν άμεσα μέσω chat ή audio/video κλήσεων από κάθε συσκευή! Μπορείς να ορίσεις τα κανάλια του chat ανάλογα με τα τμήματα της επιχείρησής σου ή με τα projects σου, δίνοντας αντίστοιχα πρόσβαση μόνο στα κατάλληλα άτομα, με την απαραίτητη πάντα ιδιωτικότητα. Η δωρεάν έκδοση επιτρέπει πρόσβαση στα 10.000 πιο πρόσφατα μηνύματα, συνδέσεις με εφαρμογές όπως Asana, Google Drive, Office 365 και 1:1 φωνητικές και βίντεο κλήσεις.
Το αναφέραμε και πριν, το Teams είναι ο ανταγωνιστής του Slack από την Microsoft. Είναι ιδανικό για διαχείριση ομάδων εργασίας, όταν πρόκειται για τηλεργασία και μάθηση εξ’αποστάσεως και συνεργάζεται άψογα με το Office 365. Για να βοηθήσει στις τρέχουσες συνθήκες τους εκπαιδευτικούς οργανισμούς που θέλουν να εισάγουν τους δασκάλους, τους μαθητές και τους τεχνικούς I.T. τους στο Teams, η Microsoft παρέχει δωρεάν το Office 365 A1.
Με μια δωρεάν συνδρομή Workplace μπορείς να συνεργαστείς με την ομάδα σου μέσα από chat, βιντεοκλήσεις, ενσωματώσεις με άλλες εφαρμογές, news feed κ.α. Πρόκειται στην ουσία για μια έκδοση του Facebook για επιχειρήσεις και online συνεργασία.
Διαχείριση Έργων
Το Asana είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο διαχείρισης και ανάθεσης projects για εταιρίες ή ελ.επαγγελματίες, από οποιαδήποτε συσκευή, μέσω ενός εξαιρετικού περιβάλλοντος εργασίας. Σε αυτό μπορείς να δημιουργήσεις ομάδες και έργα, να αναθέσεις τις αρμοδιότητες κάθε έργου, να θέσεις προθεσμίες, να προσθέσεις σχόλια, να δεις το ημερολόγιο των projects, να ανταλλάξεις μηνύματα και να συνδεθείς με το Slack, Google Drive, Dropbox κτλ.
Την KanbanFlow είναι μια απλούστερη πλατφόρμα με δωρεάν έκδοση. Μπορείς να βλέπεις το στάδιο κάθε έργου, ποιος συμμετέχει στα έργα, να προσθέτεις αρχεία, tasks και subtasks ανά έργο και να παρακολουθείς το χρόνο εργασίας σας.
Το Basecamp είναι η παλαιότερη πλατφόρμα διαχείρισης έργου και επικοινωνίας, με δωρεάν πακέτο (έως 3 projects) και 20 συνεργάτες. Είναι πολύ εύκολο και απλό στη χρήση του και μπορείς να μοιραστείς ιδέες και απόψεις, να οργανώσεις τις συζητήσεις σου σε ένα κανάλι, να παρακολουθείς την εξέλιξη του κάθε έργου, να κάνεις πίνακες μηνυμάτων, to-dos, χρονοδιαγράμματα, έγγραφα, αποθήκευση αρχείων και συνομιλία σε πραγματικό χρόνο (chat).
Το Trello είναι ηλεκτρονική post-it εφαρμογή (“cards”) που μπορείς να μοιραστείς με τους συναδέλφους σου ώστε να ξέρετε τι κάνει ο καθένας σας ανά project, από κάθε συσκευή. Μπορείς να δώσεις πρόσβαση όπου εσύ θέλεις, διαθέτει λίστες χωρισμένες σε “To do” – “Doing” – “Done”, δυνατότητα να έχεις διαφορετικά projects σε διαφορετικά Boards και δωρεάν συνδρομή με περιορισμένες δυνατότητες.
To Project.co συνδέει την ομάδα υλοποίησης της επιχείρησής σου με τις αντίστοιχες ομάδες των πελατών σου. Κάθε project έχει ξεχωριστές σημειώσεις, συζητήσεις, παραδοτέα, ομάδες υλοποίησης και μπορείς να προσκαλείς και να διαχειρίζεσαι τους συμμετέχοντες και να παρακολουθείς την κερδοφορία και αποτελεσματικότητα τους. Η δωρεάν έκδοση περιλαμβάνει έως 5 ενεργά projects, 5 χρήστες και απεριόριστους χρήστες πελατών.
Διαχείριση αρχείων
To Google Drive είναι ένας online δίσκος (σαν το Dropbox), στον οποίο περιέχονται τα αρχεία σου (έως 15Gb στη δωρεάν έκδοση), ενώ παράλληλα έχεις πρόσβαση και στη σουϊτα εφαρμογών γραφείου της Google (Docs, Sheets, presentations κ.α., όπως τα Word, Excel και Powerpoint του Office). Mπορείς να δώσεις πρόσβαση σε όποιον θέλεις και να δουλέψεις μαζί του σε οποιοδήποτε αρχείο, βλέποντας σε πραγματικό χρόνο πάνω σε τι δουλεύει ο άλλος!
Τα Dropbox και Box ένα από τα πιο διάσημα εργαλεία διαμοιρασμού αρχείων και συνεργασίας. Είναι ένας σκληρός δίσκος στο cloud στον οποίο μπορείς να αποθηκεύεις αρχεία, όπου θα έχουν πρόσβαση μόνο αυτοί που θες εσύ. Οπότε αν δουλεύεις κάποιο project με κάποιους συναδέλφους έχουν όλοι πρόσβαση σε φακέλους με αρχεία κανονικά σαν να ήταν στο pc σου. Βολεύει επίσης για να ανταλλαγή μεγάλων αρχείων. Η δωρεάν συνδρομή του Dropbox δίνει 2 GB χώρου και το Box 10GB.
Με το Wetransfer μπορείς να στείλεις μεγάλα αρχεία (έως 2GB), χωρίς τους περιορισμούς του email, δωρεάν και χωρίς εγγραφή. Ο παραλήπτης λαμβάνει ένα email με το Link για να κατεβάσει το αρχείο.
Πλέον το WeTransfer έχει και τη δική του σουϊτα εφαρμογών remote working: Το Paste επιτρέπει σε ομάδες να μπορούν να συλλέγουν, να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να δημιουργούν παρουσιάσεις μαζί. Το διαισθητικά απλό περιβάλλον, τα εργαλεία και τα tips, tricks & how-tos του Paper θα σε βοηθήσουν να φτιάξεις και να οργανώσεις πανεύκολα σκίτσα, ζωγραφιές, σχέδια και κολλάζ. Σχεδιασμένο για τους επαγγελματίες του δημιουργικού (Creative), το Collect σου επιτρέπει να οργανώσεις σε πίνακες, να συνεργαστείς, να μοιραστείς και να παρουσιάζεις online περιεχόμενο, URL’s και κάθε είδους αρχεία.
Όλα σε ένα!
Το Zoho Remotely σου προσφέρει μια ολοκληρωμένη σουίτα 11 εφαρμογών στο σύννεφο (cloud) που σε βοηθά να επικοινωνείς (με chat, τηλεδιάσκεψη, τηλεκπαίδευση) και να συνεργάζεσαι (με κειμενογράφο, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις) με ομάδες, να παρακολουθείς την εργασία (με διαχείριση εγγράφων & projects) και να παρέχεις απομακρυσμένη βοήθεια στους συνεργάτες και τους πελάτες σου (με απομακρυσμένη πρόσβαση), από οπουδήποτε στον κόσμο. Το Zoho Remotely θα είναι δωρεάν μέχρι την 1η Ιουλίου 2020.
Συνεντεύξεις υποψηφίων
Αν υπάρχουν ανοιχτές θέσεις εργασίας στην επιχείρησή σου, πρέπει να μπορέσεις να συλλέξεις/αναζητήσεις τα βιογραφικά των υποψηφίων, μετά να τους πάρεις συνέντευξη και τέλος να τους αξιολογήσεις. Ας δούμε πως θα το κάνεις αυτό απομακρυσμένα:
Με video συνεντεύξεις μέσω του Ζοοm, του Webex ή του GoToMeeting που όπως προαναφέραμε είναι ιδανικά για video κλήσεις ακόμη και για 1 προς 1.
Το Owiwi, είναι ένα σύστημα αξιολόγησης υποψηφίων μέσω online παιχνιδιών, που προσομοιάζει περισσότερο ένα ευχάριστο παιχνίδι. Όμως πρόκειται για ένα ψυχομετρικό τεστ για τις δεξιότητες (επικοινωνία, επίλυση προβλημάτων, ομαδική εργασία, οργάνωση και διαχείριση χρόνου, προσαρμοστικότητα, κριτική σκέψη κτλ) του κάθε υποψηφίου. Επίσης δίνει πολλές συμβουλές που θα σε βοηθήσουν να επιλέξεις τον καταλληλότερο για τη θέση. Η Owiwi προσφέρει δωρεάν δοκιμή με κάποια assessments, κάτι που μπορεί να σου φανεί πολύ χρήσιμο τη δεδομένη στιγμή!
Για να κάνεις online test στους υποψηφίους, μπορείς να αναζητήσεις τις δωρεάν εκδόσεις ή δοκιμές υπηρεσιών σε αυτή τη λίστα για test υποψηφίων.
Με τις δωρεάν εκδόσεις των εφαρμογών Ανθρώπινου Δυναμικού της Zoho, μπορείς να κάνεις τα πάντα. Να οργανώσεις και να αυτοματοποιήσεις τις διεργασίες του HR σου με το People. Να αναζητήσεις, να προσελκύσεις νέα και να αξιοποιήσεις τα βιογραφικά σου κατά τη διάρκεια μιας πρόσληψης με το Recruit. Να βρεις προσωρινούς συνεργάτες και να οργανώσεις τη δουλειά τους με το Workerly. Και τέλος να εξοικειώσεις και να εκπαιδεύσεις εξ’αποστάσεως (με μαθήματα e-learning και online τάξεις), τους νεοπροσληφθέντες σου, με το Showtime.
Ασφάλεια δικτύου ομάδας
Η Cloudflare προσφέρει το Cloudflare for Teams σε οργανισμούς οποιουδήποτε μεγέθους δωρεάν έως την 1η Σεπτεμβρίου 2020, προκειμένου να ασφαλίσουν τις συσκευές, τα δίκτυα και τις εσωτερικές εφαρμογές τους. Το Cloudflare for Teams επιτρέπει στους υπαλλήλους μιας επιχείρησης να έχουν πρόσβαση σε εσωτερικές εφαρμογές (πχ Jira και Confluence, SAP κ.α.) χωρίς VPN, προστατεύει τις εταιρικές συσκευές από ιστότοπους κακόβουλου λογισμικού και phishing και επιβάλλει τις πολιτικές ασφαλείας της κάθε εταιρίας.
Θέλεις κι άλλα;
Το Open for Business Hub είναι μια online λίστα με εταιρείες τεχνολογίας που βοηθούν τις μικρές επιχειρήσεις επιτρέποντας την απομακρυσμένη εργασία καθ ‘όλη αυτή την περίοδο κρίσης λόγω του COVID-19, παρέχοντας δωρεάν υπηρεσίες βιντεοδιασκέψεων, αυνεργασίας και ασφάλειας.
Μερικές σκέψεις για την τηλεργασία
Όπως βλέπεις, υπάρχουν πολλές, πλήρεις και εξειδικευμένες λύσεις τηλεργασίας με τις οποίες μπορεί η επιχείρησή σου να δουλέψει εξίσου, αν όχι περισσότερο, παραγωγικά χωρίς φυσική παρουσία σε γραφείο. Με δεδομένο λοιπόν τον περιορισμό των μετακινήσεων, μπορούμε να δουλέψουμε από το σπίτι με τα παραπάνω εργαλεία που είναι εύκολα και δωρεάν.
Πέραν αυτών, εμείς στην DNHOST πάντα βλέπουμε σαν ευκαιρία την οποιαδήποτε δυσκολία ή αλλαγή στην κουλτούρα και στον τρόπο ζωής και εργασίας μας! Έτσι και τώρα, η πανδημία του κορωνοϊού είναι μια τεράστια ευκαιρία για την άκρως, και από καιρό τώρα, απαραίτητη ψηφιακή μεταστροφή των ελληνικών και των αναπτυσσόμενων επιχειρήσεων σε όλο τον κόσμο.
Το λεγόμενο digital transformation είναι επιβεβλημένο για τους επαγγελματίες κάθε είδους, προκειμένου να ανταπεξέλθουν στον διεθνή και εγχώριο ανταγωνισμό και να κάνουν αυτό που έως χθες τους έμοιαζε αδύνατο, ανακαλύπτοντας νέες δυνατότητές μέσα από τη δύναμη online εφαρμογών.
Είναι ακόμα, μια ευκαιρία να βελτιώσουμε τη σχέση μας με τη δουλειά, τους οικείους μας, ακόμα και με τον ίδιο μας τον εαυτό. Μένοντας περισσότερο στην άνεση του σπιτιού μας, διαμορφώνοντας κατάλληλα τον χώρο εργασίας μας εκεί και έχοντας κοντά μας αγαπημένα πρόσωπα (ή απλά ένα αγαπημένο playlist στο Soundcloud), αναβαθμίζουμε αισθητά την ποιότητα ζωής και εργασίας μας, άρα και το αποτέλεσμα της!
Κερδίζοντας πολύτιμο χρόνο και χρήμα από τις μετακινήσεις από και προς τη δουλειά μας, μπορούμε αντ’ αυτού να απολαύσουμε ένα υγιεινό πρωϊνό στο σπίτι μας, έχοντας έπειτα περισσότερο χρόνο και διάθεση να επικεντρωθούμε στις εργασίες μας.
Αναμφίβολα, τα νέα δεδομένα θα επεκτείνουν οριζόντια, ευρέως και μαζικά την απομακρυσμένη εργασία και τηλεκπαίδευση και μετά το τέλος της κρίσης. Έτσι αυτά τα οφέλη, που έως χθες ήταν “προνόμιο” λίγων συνήθως αυτοαπασχολούμενων ή στελεχών επιχειρήσεων υψηλής τεχνολογίας και startups, θα καθιερωθούν στη ζωή όλων μας.
Και όπως είδαμε με την εντυπωσιακή μείωση της ατμοσφαιρικής ρύπανσης σε όλο τον κόσμο, ευχόμαστε ότι θα μας κάνει όλους (και ιδιαίτερα κυβερνήσεις, κινήματα πολιτών και βαριές βιομηχανίες) να ξανασκεφτούμε τον ρόλο μας στην κλιματική και περιβαλλοντολογική αλλαγή (και όχι καταστροφή) που συντελείται στις μέρες μας, με τη συμμετοχή όλων μας.
Να δούμε ποιες μετακινήσεις, ταξίδια και επιλογές, είναι πραγματικά σημαντικές κι απαραίτητες για εμάς, και ποιες όχι.
Μένουμε λοιπόν και δουλεύουμε από το σπίτι μας, καλύτερα! #stayhome #workfromhome
