22 λύσεις για online Διαχείριση Projects & Συνεργασία -

Έχετε πρόβλημα στην επικοινωνία με την ομάδα εργασίας σας, έχοντας και το άγχος του να ολοκληρώσετε το έργο;

Μοιράσατε λάθος αρχείο στην ομάδα και θέλει ώρες για να στείλετε πάλι το σωστό αρχείο στον καθένα ξεχωριστά;

Υπάρχει μια χαλαρότητα στην τήρηση των χρονικών οροσήμων ακόμα και ως προς την κατεύθυνση του project σας;

Όλα μπορούν να διαχειριστούν με το σωστό online λογισμικό διαχείρισης έργων!

Το οn-line λογισμικό διαχείρισης έργων, καταργεί τις αποστάσεις & παρέχει άμεση επικοινωνία μεταξύ των συνεργατών με ένα περιβάλλον ανταλλαγής όπου κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να πάρει την ίδια ενημέρωση, το ίδιο αρχείο και την ίδια τεκμηρίωση με τους υπολοίπους.

Σας παρουσιάζουμε 10 (+10 🙂 online λογισμικά διαχείρισης έργων με πολλές χρήσιμες λειτουργίες όπως ρύθμιση εργασιών, ανταλλαγή εργασιών, ενημερώσεις πραγματικού χρόνου, κοινή χρήση αρχείων, online κοινόχρητη wiki (βιβλιοθ. πληροφ):

1. Central Desktop

Το Central Desktop θα σας δώσει τη δυνατότητα να εργάζεστε από οπουδήποτε, αρκεί να υπάρχει μια σύνδεση στο internet. Είναι μια πλατφόρμα για εργασίες που τρέχει στο cloud και σας διατηρεί σας οργανωμένους.

Οι χρήστες μπορούν να έχουν άμεσα καταγραφέα χρόνου, διαδικτυακή τηλεδιάσκεψη σε πραγματικό χρόνο (πολύ σημαντικό για κάθε εργαλείο συνεργασίας), ενσωματωμένο instant messenger, άμεση & κοινή σύνταξη εγγράφου (όπως το Google Docs) και πολλά άλλα.

Το Central Desktop διαθέτει επίσης ένα κομψό εργαλείο τύπου Twitter, όπου οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν ενημερώσεις κατάστασης σχετικά με την πορεία της εργασίας του κι επίσης, ένα φόρουμ συζήτησης όπου οι ομάδες μπορούν να συζητήσουν τις ιδέες τους (καλό πράγμα, ειδικά όταν οι άνθρωποι ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας).

2. Confluence

Αν είστε ένας χρήστης wiki τότε το Confluence θα είναι εύκολο να το χρησιμοποιήσετε. Αν και δεν είναι ένα συνηθισμένο σύστημα wiki, ενσωματώνει ακόμα πολλά παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως η δημιουργία περιεχομένου από όλους τους χρήστες, έξυπνη αναζήτηση, συζήτηση και πολλά άλλα. Η κοινή χρήση αρχείων γίνεται μέσω drag and drop.

Το Confluence, σε αντίθεση με άλλα λογισμικά διαχείρισης έργων, επικεντρώνονται περισσότερο στα έγγραφα και την ανταλλαγή πληροφοριών. Για τα μεγάλα έργα, η σωστή τεκμηρίωση είναι το κλειδί για την άρτια οργανωμένη εκτέλεση των εργασιών.

Υπάρχουν επίσης πολλά plugins που οι χρήστες μπορούν να εγκαταστήσουν στο σύστημα, το καθένα με το δικό τους σκοπό. Το καλύτερο χαρακτηριστικό γνώρισμά του είναι η ικανότητά του να συνεργάζεται άψογα με το Microsoft Office.

3. ActiveCollab

Το ActiveCollab βοηθά τους συνεργάτες μέσω της εξοικονόμησης χρόνου και των εύκολων στη χρήση χαρακτηριστικών του. Οι επικεφαλής του έργου θέτουν ορόσημα και προθεσμίες στην ομάδα, προσθέτουν τα μέλη της ομάδας, αναθέτουν καθήκοντα και ειδοποιούνται μέσω e-mail για ενημερώσεις σχετικά με το έργο. Επίσης, η δημοσίευση και η απάντηση σε ένα σχόλιο, μπορείτε να γίνει και μέσω e-mail.

Με το ActiveCollab, οι αρχηγοί της ομάδας μπορούν να παρέχουν ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο στους αναδόχους / πελατες τους, παρέχοντάς τους πρόσβαση στο ίδιο το σύστημα. Το πρόγραμμα είναι αρκετά ευέλικτο στον καθορισμό και τη διανομή δικαιωμάτων πρόσβασης στους χρήστες.

Κοινή χρήση αρχείων, παρακολούθηση του χρόνου εργασίας, τιμολόγηση, διαχείριση έργων και κοινοποιήσεις γίνονται όλα στο web server σας.

4. TeamLab

Το TeamLab είναι μια δωρεάν πλατφόρμα διαχείρισης για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Χρησιμοποιώντας το TeamLab είναι σαν να έχετε ένα κοινωνικό δίκτυο μέσα στην εταιρεία σας. Μπορείτε να αναρτήσετε δημοσιεύματα σε blog που ολόκληρη η εταιρεία μπορεί να δει, να εκδώσετε ενδοεταιρικές ανακοινώσεις, έτσι ώστε κανείς να μην μένει εκτός των εξελίξεων, δημοσκοπήσεις και πολλά άλλα.

Τα μέλη μπορούν να ξεκινήσουν ακόμα και τις δικές τους συζητήσεις στα φόρουμ, κάνοντας όλη την εταιρεία να ασχολείται με κάθε δραστηριότητα που τους αρέσει.

Άλλο καλό είναι ο ενσωματωμένος messenger για συνομιλίες μεταξύ όλων των μελών, που καθιστά έτσι “περιττή” τη χρήση άλλων, εξωτερικών IM για εργασιακή επικοινωνία.

5. Basecamp

Φτιαγμένο από την 37signals, μια εταιρεία που πιστεύει στο ¨ less is more¨, το Basecamp επικεντρώνεται στην επικοινωνία μεταξύ των χρηστών για να επιτευχθεί η βέλτιστη απόδοση. Αντί να στείλουν e-mail σε διάφορα άτομα, οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν ότι θέλουν άμεσα στο Basecamp και να αφήνουν τους άλλους χρήστες να εργαστούν στο θέμα αυτό, χωρίς να στέλνουν e-mail στον καθένα ξεχωριστά.

Όσον αφορά στην ανταλλαγή αρχείων, το Basecamp υποστηρίζει όλες τις δημοφιλείς μορφές αρχείων, από έγγραφα του Word, εικόνες και κάθε τύπο αρχείου. Όταν πρόκειται για αναθεωρήσεις αρχείων, τα αρχεία που ανεβαίνουν στην εφαρμογή και φέρουν το ίδιο όνομα αρχείου, δεν θα αντικαταστήσουν τα υπάρχοντα αρχεία, και τα παλιά αρχεία θα αρχειοθετηθούν, ώστε οι χρήστες μπορούν να δουν τι αλλαγές έχουν γίνει στα αρχεία αυτά. Για εικόνες που φορτώθηκαν από χρήστες, οι χρήστες μπορούν να κάνουν προεπισκόπηση της εικόνας πριν από τη λήψη του αρχείου.

6. Producteev

Το Producteev λειτουργεί σαν μια ηλεκτρονική λίστα υποχρεώσεων που σας προειδοποιεί σε πραγματικό χρόνο τι συμβαίνει μέσω e-mail, IM, ή iPhone.

Οι επικεφαλής των ομάδων μπορούν να δημιουργήσουν έναν εικονικό χώρο εργασίας και να εισάγουν τους συνεργάτες τους εκεί, να δημιουργήσουν εργασίες και να τις αναθέσουν σε ανθρώπους, να προσθέσουν προθεσμίες και να δημιουργήσουν εκθέσεις παραγωγικότητας.

7. Time Doctor

Ο Time Doctor υπόσχεται να μειώσει εντυπωσιακά το χαμένο χρόνο και στον κόσμο που ζούμε τώρα, ο χρόνος παίζει πρωταρχικό ρόλο σε μια επιχείρηση.

Περιέχει μεταξύ άλλων μια (προαιρετική..) παρακολούθηση της οθόνης των απομακρυσμένων εργαζομένων (λίγο επεμβατική, αλλά θα κάνει τη δουλειά του), αυτόματη δημιουργία των ημερήσιων αναφορών, την παρακολούθηση των ιστοσελίδων και των εφαρμογών που χρησιμοποιούνται και άλλα εργαλεία καταγραφής κάθε δυνατής ενέργειας ενός χρήστη στον υπολογιστή του.

Αν είστε αυστηροί με κάθε Ευρώ που πληρώνετε για να κάνει κάποιος πχ freelancer τη δουλειά σας, ο Χρονογιατρός 🙂 σας πάει γάντι!

8. Kapost

Το Kapost είναι ένα λογισμικό διαχείρισης δημοσιεύσεων, ιδανικό για bloggers και δημοσιογράφους ή συγγραφείς σε συνεργασία. Πρόκειται για μια εικονική αίθουσα ειδήσεων, όπου οι χρήστες μπορούν να παρουσιάσουν μια ιδέα και να περιμένουν να εγκριθεί από έναν συντάκτη. Υπάρχουν τρεις τύποι χρηστών, οι συντάκτες, οι συνεργάτες και οι συνδρομητές. Οι Συντάκτες μπορούν να εγκρίνουν, να αναθέσουν και απορρίπτουν τις ιδέες των συνεισφερόντων.

Το Kapost έχει επίσης ένα ενσωματωμένη λειτουργία για πληρωμές ανά δημοσίευμα, ένα πολύ καλό χαρακτηριστικό γνώρισμα ειδικά όταν εργάζεστε με μια πολύ ποικιλόμορφη ομάδα και οι πληρωμές βασίζονται στη συνεισφορά του καθενός.

Το Kapost είναι ότι κάνει τους χρήστες του να επικεντρώνονται περισσότερο στις ιδέες τους, με αποτέλεσμα να αυξάνεται η ποιότητα του περιεχομένου. Είναι σαν μια πραγματική αίθουσα ειδήσεων, όπου οι άνθρωποι κάνουν εισηγήσεις όλοι μαζί.

9. Assembla

Το Assembla απευθύνεται σε ομάδες προγραμματιστών (software development) και έχει ένα σύστημα έκδοσης αιτημάτων (tickets) όπου οι απομακρυσμένες ομάδες αναλαμβάνουν εργασίες μέσω των αιτημάτων αυτών. Είναι περίπου σαν ένα φόρουμ όπου οι άνθρωποι συζητούν για διάφορα θέματα, με τον επικεφαλής του έργου να ελέγχει το μεγαλύτερο μέρος της κατασκευής του έργου.

Διαθέτει Subversion, Git και Mercurial repositories για συνεργασία στη συγγραφή κώδικα, διαχείριση αιτημάτων συγγραφής και διόρθωσης τμημάτων κώδικα, πίνακα μηνυμάτων, συνεργασία σε projects, Wiki, Ομαδικό Video chat, Διαμοιρασμός αρχείων και Κεντρική Ροή όλων των γεγονότων για να βλέπουν όλοι εύκολα τι γίνεται στην ομάδα.

10. Teambox

Μήπως τα εισερχόμενα emails σας είναι εκτός ελέγχου; Tο Teambox λύνει αυτό το πρόβλημα με έξυπνη διοργάνωση projects, που σας λέει ποιά συνομιλία να ελέγξετε, σε ποιά να δώσετε προτεραιότητα, κλπ.

Oι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν (τύπου FaceBook) ενημερώσεις κατάστασης σχετικά την πρόοδο στο έργο τους. Tο Teambox δε θα σας ωθήσει στην αναζήτηση βοήθειας, επειδή είναι τόσο απλό και εύκολο να τα καταλάβει κανείς, σχεδόν διαισθητικά.

Και φυσικά υπάρχουν και άλλες λύσεις για να συγκρίνετε και να βρείτε την πιο κατάλληλη για εσάς!